Milloin tilitoimiston vaihtaminen kannattaa tehdä ja miten se sujuu hallitusti?

Kun kirjanpito ei enää tue yrityksen arkea, on aika harkita muutosta

Moni yrittäjä pitkittää tilitoimiston vaihtamista, vaikka yhteistyö ei enää toimi. Syynä voi olla tottumus, vaihdon pelko tai epätietoisuus siitä, miten prosessi käytännössä etenee. Todellisuudessa tilitoimiston vaihtaminen on huolellisesti suunniteltuna varsin sujuva toimenpide. Tässä artikkelissa käymme läpi, mistä merkeistä tunnistaa vaihdon tarpeen ja miten siirtymä uuteen kumppaniin kannattaa toteuttaa askel askeleelta.

Merkit siitä, että nykyinen tilitoimisto ei vastaa tarpeitasi

Ensimmäinen ja selkein merkki on hitaus. Jos kysymyksiin vastaaminen kestää päiviä, kuukausiraportit myöhästyvät toistuvasti tai tilinpäätös valmistuu viime tinkaan, yhteistyö ei tue yrityksen johtamista. Toinen yleinen syy on henkilökohtaisen palvelun puute: kirjanpitäjä vaihtuu jatkuvasti tai yhteyshenkilöä ei tunnu olevan lainkaan, vaan asiat hoidetaan anonyymin yleisosoitteen kautta. Kolmas merkki liittyy osaamiseen ja kasvuun. Kun yritys kasvaa, toiminta monimutkaistuu tai toimiala vaihtuu, tarvitaan usein syvempää verosuunnittelun ja taloushallinnon osaamista kuin aiemmin. Neljäs syy on tekninen kankeus. Jos nykyinen kumppani ei tarjoa sähköisiä työkaluja, kuten Netvisoria, Procountoria tai eTaskua, arjen rutiinit, kuten kuittien toimittaminen ja laskujen hyväksyminen, jäävät turhan raskaiksi. Lisätietoa siitä, millaista hyötyä nykyaikaiset järjestelmät tuovat pk-yrityksen arkeen, löydät sähköisen taloushallinnon palveluita esittelevältä sivulta.

Oikea ajankohta vaihdolle ei ole aina se, mitä luulet

Monet yrittäjät ajattelevat, että tilitoimistoa voi vaihtaa vain tilikauden vaihtuessa. Todellisuudessa usein vaihto onnistuu myös kesken tilikauden, kun nykyisen sopimuksen ehdot, irtisanomisaika, aineiston siirto ja lakisääteiset määräajat huomioidaan huolellisesti. Luonnollisia taukokohtia ovat tilikauden päättyminen, tilinpäätöksen valmistuminen tai hiljaisempi kausi, jolloin kirjanpitoaineistoa on kertynyt vähemmän siirrettäväksi. Toisaalta, jos yhteistyö on selvästi kariutunut tai virheitä tapahtuu toistuvasti, kannattaa vaihtoa harkita heti. Pitkittynyt epävarma tilanne aiheuttaa turhaa riskiä esimerkiksi veroilmoitusten oikeellisuudelle. Hyvä nyrkkisääntö on, että vaihto on turvallisinta aloittaa silloin, kun edellinen kuukausi tai tilikausi on juuri kirjattu valmiiksi, jolloin uudella kumppanilla on selkeä lähtötilanne jatkaa siitä.

Näin vaihto etenee käytännössä vaihe vaiheelta

Hallitun vaihdon ensimmäinen vaihe on uuden kumppanin valinta ja tarpeiden kartoitus. Kannattaa keskustella avoimesti siitä, millaista raportointia, aikataulua ja yhteydenpitoa yritys tarvitsee, ja varmistaa, että uusi tilitoimisto tuntee toimialan erityispiirteet, esimerkiksi rakennus- tai kuljetusalan kirjanpidon vaatimukset. Toisessa vaiheessa sovitaan siirtymän ajankohta ja pyydetään edelliseltä kumppanilta kaikki tarvittava aineisto: tililuettelo, avoimet myynti- ja ostolaskut, palkka-aineisto, Verohallinnon asiointivaltuudet ja mahdolliset Suomi.fi-valtuudet sekä sähköisen järjestelmän tunnukset. Kolmannessa vaiheessa uusi tilitoimisto ohjeistaa tarvittavien Verohallinnon ja muiden viranomaisasioinnin valtuuksien antamisessa sekä varmistaa, että ilmoitukset voidaan hoitaa oikein. Neljännessä vaiheessa käydään läpi avoimet asiat, kuten kesken olevat tositteet tai vireillä olevat veroasiat, jotta mikään ei jää roikkumaan välitilaan. Koko prosessin ajan avoin viestintä sekä vanhan että uuden kumppanin kanssa pitää siirtymän hallinnassa ja estää tietojen katoamisen.

Mitä hyötyä hallitusta vaihdosta on yrityksen arjelle?

Kun vaihto tehdään huolellisesti, yrittäjän ei tarvitse itse paikata puutteita tai etsiä kadonneita tositteita. Uusi kirjanpitäjä pääsee yleensä nopeammin kiinni yrityksen lukuihin ja pystyy tarjoamaan tukea päätöksenteon pohjaksi, kun lähtötiedot ovat kunnossa. Onnistunut vaihto tuo mukanaan myös mahdollisuuden päivittää taloushallinnon työkalut nykyaikaisiksi, mikä säästää aikaa laskujen käsittelyssä, palkanlaskennassa ja raportoinnissa. Lisäksi oikea kumppani auttaa katsomaan lukuja pidemmällä aikavälillä, esimerkiksi budjetoinnin, kassavirran seurannan ja investointien suunnittelun näkökulmasta, jolloin taloushallinto muuttuu pelkästä velvollisuudesta yrityksen kehittämisen työkaluksi. Tästä näkökulmasta kannattaa tutustua myös siihen, miten taloushallinnon lukuja voidaan hyödyntää liiketoiminnan kehittämisessä. Tarjoamme asiantuntevia ja henkilökohtaisia palveluita taloushallinnon kehittämiseen, lisätietoa löydät täältä.

Miten valmistautua vaihtoon niin, että se sujuu ilman katkoksia

Hyvä valmistautuminen alkaa aineiston kokoamisesta. Kannattaa listata, missä kirjanpitoaineisto, sopimukset ja valtakirjat sijaitsevat, jotta ne voidaan luovuttaa uudelle kumppanille nopeasti. On myös hyvä käydä läpi, mitkä lakisääteiset määräajat, kuten veroilmoitukset tai palkkahallinnon ilmoitukset, ovat lähitulevaisuudessa, jotta mikään tärkeä eräpäivä ei jää huomaamatta siirtymän aikana. Lisäksi kannattaa varmistaa, että molemmat osapuolet, vanha ja uusi tilitoimisto, tietävät toisistaan ja voivat tarvittaessa olla suoraan yhteydessä, mikä nopeuttaa aineiston siirtoa merkittävästi. Kun taustatyö on tehty huolellisesti, vaihto tapahtuu usein huomattavasti kevyemmin kuin yrittäjä etukäteen pelkää.

Jos tunnistat omassa yrityksessäsi merkkejä siitä, että nykyinen taloushallinnon kumppani ei enää palvele tarpeitasi ja haluat kartoittaa vaihtoehtoja, löydät yhteystietomme sivulta ota yhteyttä. Voimme yhteydenoton jälkeen yhdessä kartoittaa, miten vaihto sujuisi juuri sinun yrityksesi kohdalla hallitusti ja turvallisesti.